Сортировка и фильтрация данных в access

Сортировка и фильтрация данных в access

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

  • Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
  • Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
  • Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

  1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
  2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
  3. Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .
    • Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
    • Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
    • Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
    • Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.

    После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

    Фильтрация записей

    Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

    Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

    В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

    Чтобы создать простой фильтр:

    1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
    2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
      • Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
      • Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
      • Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
      • Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.
      Читайте также:  Assassin s creed revelations персонажи

      Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

      Создание фильтра из выделения

      Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

      Чтобы создать фильтр из выделения:

      1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
      2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
      3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
      4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
        • Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
        • Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
        • Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
        • Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
        • Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

        Создание фильтра из поискового запроса

        Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

        Фильтрация текста по поисковому запросу

        При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

        • Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
        • Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
        • Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
        • Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

        Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

        1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
        2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
        3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
        4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

        Фильтрация чисел с поисковым термином

        Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

        • Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
        • Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
        • Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

        Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

        1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
        2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
        3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
        4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.
        Читайте также:  Как найти лицензионный ключ на навигаторе навител

        Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

        Устанавливая рекомендуемое программное обеспечение вы соглашаетесь
        с лицензионным соглашением Яндекс.Браузера и настольного ПО Яндекса .

        ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ

        Задание 1. Создание таблицы.

        А) Работа с БД «Мой класс».

        Создайте таблицу «Ученики» с полями, показанными в таблице1. Обратите внимание на свойства полей.

        Заполните таблицу восемью записями как в таблице 1.

        При помощи мыши выделите: а) запись 5; б) запись 3; с) с 3 по 7 запись. Отмените выделение.

        Выделите все записи. Отмените выделение.

        При работе пользователя с готовой БД, которую создавал разработчик, часто возникает вопросы по заполнению БД. Например, в какой форме заполнять дату рождения (полностью записывать месяц словами или достаточно номера?), как писать номер телефона (с кодом города или нет?). Для того, чтобы предусмотреть подобные ситуации и максимально облегчить работу пользователя существует возможность определять «рамки» при заполнении базы данными — Маски ввода, позволяют вводить данные только определенным образом.

        Маска ввода представляет собой набор текстовых констант и знаков маски, определяющий, какие данные и каким образом можно вводить.

        К примеру, можно создать маску ввода для поля Телефон. Для этого в режиме Конструктор выбирается тип данных для поля Телефон, и на вкладе Общие в строке этого свойства ввести Маску.

        После завершения ввода клавиши примет вид

        Для удобства ввода данных в поле таблицы в ACCESS предусмотрена возможность создания списков подстановок (или список значений), из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле.

        Задание 2. Создание Маски ввода, использование Мастера подстановок.

        Работа с БД «Мой класс». Откройте таблицу «Ученики» в режиме Конструктора.

        Создадим маску ввода для поля Домашний телефон . Для этого в режиме Конструктора выберите тип данных для поля Домашний телефон , и на вкладке Общие найдите свойства Маски ввода . В строке этого свойства вам надо ввести маску.

        Наберите следующую маску ввода: 8(371)-00-00-00, в которой (371) означает необязательный ввод кода города, а 00-00-00 обязательное заполнение номера телефона.

        После завершения ввода клавишей Enter > или переходом на другое свойство маски ввода примет вид

        Приступите к проверке работы маски ввода. Перейдите в режим Таблицы введите № телефона

        Создайте поле Увлечение.

        При помощи Мастера подстановок предоставьте пользователю выбор для ввода следующих увлечений: спорт, музыка, компьютер, чтение, танцы, дополнительные секции. Предусмотрите возможности выбора нескольких влечений.

        Откройте таблицу "Ученики" в режиме Конструктор

        Воспользуйтесь Мастером подстановок , выбрав его в столбце Тип данных

        Ответьте на следующие вопросы:

        1. Что представляет собой Маска ввода?

        2.Приведите пример маски ввода.

        3. Что такое списки подстановок?

        4. С какой целью применяются поля подстановки в информационных системах?

        5. Как вызвать Мастер подстановок?

        Поиск и замена данных выполняется следующим действием :

        Фильтр — это набор условий, предназначенный для отбора записей или их сортировки.

        Продолжите работать с БД «Мой класс ».

        1. Преобразуйте структуру таблицы Ученики , добавив некоторые поля следующим образом:

        2. Сохраните таблицу как Ученики1 . Заполните новые поля таблицы. 3.Произведите операцию замены названий улиц в поле Адрес с учетом последних изменений в их названиях, н-р: Красногорская 3-10 на Мира-4.

        4. Отсортируйте данные по возрастанию в поле Фамилия

        5. При помощи Фильтра задайте условие отбора для поля Дата рождения, Фамилия.

        Сформулируйте вопросы, на которые можно найти ответы при помощи поиска, замены, фильтра и сортировки. Запишите вопросы в тетрадь. Проделайте необходимые операции для получения ответов на эти вопросы.

        Сортировка – это упорядочение записей таблицы (списка) по определенному столбцу в порядке возрастания или убывания. Для выполнения сортировки необходимо:

        1. Выделить одну ячейку таблицы.

        2. Выбрать команду Сортировка и Фильтрв группеРедактированиена вкладкеГлавная

        3. Из раскрывающегося списка выберите способ сортировки – от минимального к максимальному или от максимального к минимальному. Нажатие на соответствующую кнопку приведет к выполнению команды.

        Если необходимо провести сортировку по определенным параметрам, тогда:

        Читайте также:  Asus rog gl502vm отзывы

        1. Вызовите команду Настраиваемая сортировка в группе Редактированиена вкладкеГлавная.

        2. В появившемся диалоговом окне Сортировка (рис. 19) выберите столбец, в котором нужно отсортировать данные, и порядок сортировки. Если вы хотите выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, заполните поля Затем по, В последнюю очередь по. Чтобы дополнить список сортируемых столбцов, нажмите кнопку Добавить уровень.

        3.
        Нажмите ОК.

        Рисунок 19 – Диалоговое окно Сортировка

        Фильтрация данных – это быстрый и простой способ найти нужные для работы данные в диапазоне ячеек или таблице. Например, с помощью фильтра можно просмотреть только указанные значения, наибольшие и наименьшие либо повторяющиеся значения. Отфильтровав данные в диапазоне ячеек или таблице, можно применить фильтр повторно, чтобы обновить результаты, либо очистить фильтр, чтобы отобразить все данные.

        При помощи автофильтра можно создать фильтры трех типов: по списку значений, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить фильтрацию по цвету ячеек или по списку чисел, однако использовать фильтры обоих типов одновременно нельзя; точно так же необходимо выбрать один вариант, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе настраиваемого фильтра.

        Для выполнения фильтрации необходимо:

        1. Выделите требуемый диапазон ячеек или просто установить курсор в произвольную ячейку диапазона, в котором будет производиться фильтрация.

        2. В раскрывающемся списке Сортировка и Фильтрв группеРедактированиена вкладкеГлавнаявыберите команду Фильтр. После ее выполнения в каждой ячейке строки заголовка появятся кнопки , обозначающие раскрывающийся список. В этом списке находятся следующие команды:

        Сортировка от минимального к максимальному и Сортировка от максимального к минимальному, Сортировка по цвету (Пользовательская сортировка);

        Удалить фильтр с;

        Фильтр по цвету;

        Установка фильтрации: Числовые фильтры (если в столбце числа), Текстовые фильтры (если в столбце текст), Фильтры по дате (если в столбце даты);

        – Флажок Выделить все. Если снять этот флажок, то все столбцы перестанут отображаться;

        – Флажки с названиями столбцов. Можно снимать флажки с разных столбцов, тогда они перестают отображаться.

        3. После установки любого из фильтров в столбце с фильтром изменяется вид кнопки Раскрывающийся список – в нем появляется изображение фильтра.

        4. Нажмите кнопку ОК.

        Рассмотрим Числовые фильтры.

        С помощью таких фильтров можно отобразить значения ячеек, которые принимают значения Равно, Не равно, Больше, Больше или равно, Меньше, Меньше или равно, Между какого-то указанного значения. Если выберите пункт Первые 10, то появляется окно, в котором можно выбрать какие первые 10 значений будут отображаться: 10 наибольших или 10 наименьших элементов списка или % от количества элементов. Причем количество отображаемых элементов или % можно изменять. Если выбираем пункт Выше среднего или Ниже среднего, то будут отображаться только те строки фильтруемого столбца, значения в которых выше либо ниже среднего арифметического, которое вычисляется автоматически.

        Настраиваемый фильтр (Пользовательский автофильтр) позволяет указать условие фильтрации, состоящее из двух выражений, составляемых при помощи логических функций И или ИЛИ. (рис. 20)

        Рисунок 20 – Диалоговое окно Пользовательский автофильтр

        Данное окно можно вызвать, выполнив команду Настраиваемый фильтр в раскрывающемся списке типа фильтра (рис. 21):

        Рисунок 21 – Раскрывающийся список, отображающий дополнительные параметры числового фильтра

        С помощью текстовых фильтров можно выбрать такие параметры: Равно, Не равно, Начинается с, Заканчивается на, Содержит, Не содержит.Они настраиваются аналогично Числовым фильтрам.

        Можно применять одновременно фильтрацию по нескольким столбцам. Допустим, выбираем: Наименования – начинается на букву А, затем устанавливаем фильтр по Складу 1 – больше 25.

        Отменить фильтрацию можно одним из способов:

        – с помощью горячих клавиш Shift+Ctrl+L;

        – нажав кнопку Фильтр | Сортировка и фильтр на вкладке Главная в группе Редактирование.

        Важно! Сортировать данные в таблицах Excel и проводить фильтрацию можно не только на вкладке Главная, но и с помощью команд Сортировка, Фильтр, Дополнительно в группе Сортировка и Фильтрна вкладке Данные.

        4. Вопросы, вынесенные на самостоятельное изучение:

        1. Защита книг Excel:

        а) использование пароля для открытия книги;

        б) запрет манипулирования с листами;

        в) запрет изменения положения и размера окна рабочей книги.

        2. Работа с изображениями, фигурами, объектами WordArt Объекты, SmartArt, надписями в Excel.

        3. Печать документов.

        Дата добавления: 2014-10-31 ; Просмотров: 3532 ; Нарушение авторских прав? ;

        Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

        Ссылка на основную публикацию
        Сони плейстейшен нетворк вход
        Игры по сети, развлечения, друзья, покупки и многое другое – ваше сетевое приключение начинается в PSN. Подключитесь к нашему сетевому...
        Смарт часы фикситайм 3 отзывы
        Данный товар недоступен для доставки в Ваш регион Мы всегда стремимся к лучшему, чтобы радовать своих покупателей самыми выгодными ценами....
        Смарт часы эпл для детей
        1 min Apple Watch — самые популярные умные часы в мире. Является ли это идеальным выбором для вашего ребенка, зависит...
        Сони f3112 xperia xa
        Недорогой смартфон компании Sony (22 990 рублей за Dual версию) с интересным дизайном, LTE, двумя отдельными слотами для SIM-карт, слотом...
        Adblock detector